POLARIS TRAVELS BIURO PODRÓŻY – M.E. CZEREPANIAK SP. J.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (potocznie określane jako RODO), dotyczy danych osobowych będących w posiadaniu Administratora, tj. w szczególności: danych dostawców usług(podwykonawców), klientów (odbiorców usług), oraz pracowników, współpracowników, a także kandydatów do pracy.
Administrator danych osobowych
Administratorem Danych Osobowych (ADO), czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach ich przetwarzania, jest Polaris Travels Biuro Podróży – M.E. Czerepaniak Sp. J., z siedzibą w Szczecinie (70-530),przy ul. Matejki 22.
Kontakt z ADO
Z Administratorem Danych Osobowych można kontaktować się wysyłając maila na adres poczty elektronicznej: jacek.wi @meridian-kd.pl
Cele przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w następujących celach:
- rekrutacji pracowników, na podstawie zgody na przetwarzanie ich danych osobowych, udzielonejjako „wyraźne działanie potwierdzające” (patrz art. 4 ust. 11 oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
- zawarcia i realizacji umów o pracę oraz umów cywilno-prawnych (na podstawie art. 6 ust. 1b RODO),
- wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym między innymi wobec pracowników i współpracowników w związku z wypłatą wynagrodzeń, odprowadzaniem zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także zapewnieniem nieobowiązkowych (w tym komercyjnych) świadczeń pracowniczych, jeżeli takie mają zasto sowanie (na podstawie art. 6 ust. 1c rozporządzenia RODO),
- nawiązania kontaktu z potencjalnym klientem na podstawie art. 6 ust. 1f rozporządzenia RODO,jako niezbędne dla realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
- podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy bądź w związku z realizacją umowy z klientem,w ramach świadczenia usług, których stroną jest właściciel danych osobowych (na podstawie art. 6 ust. 1b rozporządzenia RODO),
- podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy, bądź w związku z realizacją umowy z dostawcą (usług i/lub produktów), w tym m.in. z podwykonawcami (na podstawie art. 6 ust. 1b rozporządzenia RODO),
- dochodzenia lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń (na podstawie art. 6 ust. 1f rozporządzenia RODO).
Przetwarzanie szczególnych kategorii danych
Administrator nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych, ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, orientację seksualną czy przynależność do związków zawodowych, a także informacji zawierających dane genetyczne.
Wydanie: 07.10.2024 Przetwarzaniu podlegają natomiast informacje o stanie zdrowia pracowników w zakresie medycyny pracy, wymaganym przepisami prawa oraz dane biometryczne w postaci zdjęć klientów, na co wcześniej wyrazili oni zgodę.
Okresy przechowywania danych osobowych
Administrator będzie przetwarzać dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji umów i świadczenia
usług, tj. przez:
- 50 lub 10 lat po roku w którym nastąpiło rozwiązanie/wygaśnięcie stosunku pracy,
- 5 lat plus do końca bieżącego okresu rozliczeniowego po roku, w którym została wystawiona ostatnia faktura (lub inny dokument księgowy) w przypadku umów cywilno-prawnych, w tym z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą,
- do czasu przedawnienia się ewentualnych roszczeń.
W innych przypadkach dane osobowe przetwarzane będą do momentu wniesienia sprzeciwu lub odwołania wyrażonej uprzednio, przez ich właściciela, zgody.
Prawa osób, których dane dotyczą
Osoba, której dane są przetwarzane może żądać od Administratora realizacji następujących praw:
- dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania,
- usunięcia (jeżeli pozwalają na to inne przepisy prawa) lub ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia/przekazania danych innemu Administratorowi.
Ponadto ma prawo do:
- -cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie (przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przed jej wycofaniem),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
- (https://uodo.gov.pl/), w przypadku uchybień Administratora.
Podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe. Jest to czynność dobrowolna i następuje wyłącznie za zgodą właściciela danych, jednak ich niepodanie uniemożliwia realizację wymienionych powyżej celów, w tym zawarcie i wykonanie umowy.
Udostępnianie danych osobowych
Dane osobowe udostępniane mogą być instytucjom państwowym takim jak urzędy skarbowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Państwowa Inspekcja Pracy a także bankom, podmiotom realizującym usług pocztowe oraz podmiotom współpracującym z Administratorem w ramach realizacji celu przetwarzania w tym m.in. podwykonawcom, hotelom, przewoźnikom, dostawcom usług odprawy paszportowej, wizo wej czy granicznej oraz elektronicznych systemów rezerwacji, za pomocą których rezerwowane są poszczególne usługi.
Administrator zastrzega sobie prawo do ujawnienia wybranych informacji właściwym organom bądź oso bom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji w oparciu o odpowiednią podstaw prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
Dane osobowe mogą być przekazywane przez Administratora do państw trzecich, tj. krajów znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym wyłącznie w celu realizacji umowy, w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne do krajów (lub podmiotów) w stosunku do których decyzją Komisji Europejskie stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych, a do pozostałych państw jedynie na podstawie wiążących reguł korporacyjnych, standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez polski organ nadzorczy I zatwierdzonych przez Komisję, zatwierdzonego kodeksu postępowania lub zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji. Administrator przekazuje dane osobowe do państw, w których znajdują się serwery firmy Microsoft, właściciel chmury OneDrive. Wszystkie dane znajdujące się zarówno na terenie UE, jak i poza nią, są odpowiedni zabezpieczone przed kradzieżą, zniszczeniem, nadpisaniem, przypadkowym ujawnieniem i nieuprawnionym dostępem.
Profilowanie i zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych
Administrator nie dokonuje automatycznego przetwarzania danych osobowych, nie monitoruje, ani nie zbiera informacji o aktywności na stronie internetowej. Administrowane przez Polaris Travels Biuro Podróży – M.E. Czerepaniak Sp. J. dane osobowe nie podlegają profilowaniu.
Informacje dodatkowe
Administrator zastrzega sobie prawo do dokonywania aktualizacji treści niniejszego dokumentu, jak również wprowadzenia nowego dokumentu, w drodze czynności jednostronnej.
Wydanie: 07.10.2024